Las Reuniones No son una Maldición, son el Superpoder: La Guía de todo Gerente de Proyectos y Agilista debe tener.
¿Por qué las reuniones se han ganado una mala reputación?
A veces, las reuniones parecen una especie de castigo divino, algo que tenemos que “soportar” mientras hacemos malabares con 15 tareas urgentes y 300 correos electrónicos sin leer. Pero, esto no tiene por qué ser así. Las reuniones, cuando se hacen bien, son la gasolina de los proyectos ágiles. Y no, no estoy hablando de las reuniones interminables que se sienten como una eternidad. Hablo de esas reuniones cortas, directas y, sobre todo, útiles que hacen que tu equipo se convierta en una máquina imparable.
En el mundo de la gestión de proyectos y la metodología Agile, las reuniones no son solo una excusa para ponerte al día con el equipo (aunque, sí, ¡eso también!). Son el espacio perfecto para tomar decisiones, redefinir prioridades, y lo más importante: fortalecer el espíritu de equipo.
Entonces, ¿cómo podemos hacer que nuestras reuniones sean grandes reuniones y no caer en la trampa de las típicas reuniones “de siempre” que no conducen a nada? Aquí te dejo algunas claves para lograrlo.
- ¡Reuniones Sin Objetivos Claros No, Gracias!
Las reuniones sin una agenda son como un buffet libre, solo que, en lugar de comida, hay pérdida de tiempo. Y el tiempo, querido lector, es el recurso más valioso en el mundo de Agile. Así que antes de que te lances a convocar una reunión, pregúntate: ¿Por qué necesitamos reunirnos?
- ¿Es para tomar decisiones rápidas?
- ¿Es para compartir información clave?
- ¿Es para resolver bloqueos?
Una reunión ágil no debería ser un mar de opiniones desorganizadas. Cada tema debe tener un propósito claro y, si es posible, un resultado esperado. Las reuniones de planificación de sprint o las retrospectivas, por ejemplo, tienen objetivos muy específicos: definir qué hacer a continuación y mejorar lo que no está funcionando.
Recomendación: Usa herramientas como Trello o Notion para crear agendas compartidas, con puntos clave que todos los miembros puedan revisar antes de la reunión. ¡La preparación es todo!
- ¡Dale Vida a Tus Reuniones!
¿Quién dijo que las reuniones tienen que ser aburridas? ¿Quién dijo que debemos hablar durante horas sobre puntos que ya sabemos de memoria? Las reuniones ágiles son, por naturaleza, dinámicas, participativas y breves. Y claro, divertidas si sabes cómo hacerlas.
Utiliza técnicas como el «round robin» (donde cada miembro del equipo tiene que dar su opinión sobre un tema en un tiempo limitado) o el famoso «lean coffee» (un formato donde los temas se votan y discuten de manera rápida). Estas técnicas no solo aumentan la eficiencia, sino que también le dan un toque de frescura y diversión al proceso.
Y no olvidemos el poder de la tecnología. Herramientas como Miro o Mural permiten que todos los miembros colaboren en tiempo real, creando mapas mentales, diagramas y flujos de trabajo. Esto no solo mantiene a todos involucrados, sino que hace que las reuniones sean mucho más visuales y entretenidas.
- El Gran Secreto: No Todo Tiene que Ser Decidido En la Reunión
A veces nos empeñamos en resolverlo todo durante la reunión. Error. Las reuniones ágiles son para tomar decisiones clave, no para resolver todos los problemas del universo. Si intentas hacer todo en una sola sesión, te encontrarás con que la discusión se alarga y el equipo empieza a perder el foco.
Consejo: Si un tema se vuelve demasiado complejo o está generando mucho debate, propón una decisión asincrónica. Usa herramientas como Slack o Asana para continuar la conversación después de la reunión. Deja que el equipo “cocine” las respuestas por separado y, si es necesario, convoca una reunión para decidir lo que ya está listo para ser decidido.
- ¡No Hay Nada Más Poderoso Que una Tarea Asignada en Vivo!
Uno de los grandes beneficios de una reunión ágil es que debe terminar con acciones claras y responsabilidades asignadas. ¿Sabes lo que ocurre cuando no asignas tareas al final de una reunión? Todos se miran, se encogen de hombros y nadie sabe qué hacer. Las tareas asignadas no solo definen qué hacer, sino quién lo hará y para cuándo.
¿Quieres que tu equipo sea ultra-productivo? Cierra cada reunión con la lista de tareas más precisa posible. Usa herramientas como Jira, Trello, o incluso un Google Sheet compartido donde todo el equipo pueda ver las tareas y su progreso. Asignar responsables es la clave para que las cosas realmente sucedan.
- La Magia del Feedback: Las Reuniones de Retroalimentación Son Tu Mejor Amiga
Una gran reunión no termina con la última acción asignada. ¡No, no, no! Las mejores reuniones se nutren del feedback constante. De nada sirve tener reuniones ágiles si no hay una reflexión sobre lo que funcionó y lo que puede mejorar. Aquí entra el concepto de retrospectiva, ese espacio sagrado en el que el equipo puede hablar libremente sobre qué aspectos del proyecto están funcionando y cuáles no.
Tip: Haz que las retros sean breves, pero significativas. Puede que no todos los problemas se resuelvan al instante, pero lo importante es fomentar un ambiente donde el equipo se sienta cómodo hablando y, sobre todo, proponiendo mejoras. Herramientas como FunRetro o Parabol son perfectas para gestionar retrospectivas de manera ágil y, lo mejor, ¡de manera divertida!
Reto: Para tu próxima reunión lleva estas 3 preguntas para desarrollar en la reunión
¿Qué salió bien?
¿Qué no se hizo?
¿Qué podemos hacer diferente la próxima vez?
Empodera y alienta a las personas a dar más en sus reuniones.
- El Poder de la Brevedad: Menos es Más
Parece una obviedad, pero las reuniones breves son poderosas. En el mundo ágil, no hay lugar para maratones de reuniones. Tu tiempo es oro, y el de tu equipo, también. Las mejores reuniones son aquellas que no se alargan innecesariamente, que se enfocan en lo esencial y que dejan espacio para la acción. El foco y la rapidez son los ingredientes secretos.
¿Una regla de oro? Si una reunión dura más de 45 minutos, es que probablemente estás hablando de más. La máxima ágil es: «Reuniones de 15-30 minutos» para mantener a todos enfocados y energizados. Y si tu reunión se estira, considera dividirla en sub-reuniones más cortas.
- La Cultura del Compromiso: ¡Haz que Todos Sean Dueños de la Reunión!
No olvides que una reunión es, ante todo, una oportunidad para fortalecer el compromiso del equipo. Haz que todos se sientan parte del proceso y responsables de su éxito. Si bien el gerente de proyectos o el agilista debe facilitar la reunión, la magia se produce cuando cada miembro se apodera de la conversación.
Una buena práctica es empezar cada reunión con una pequeña «check-in»: algo personal, breve y fuera del trabajo. Esto crea un ambiente de confianza y hace que todos se sientan más cómodos participando activamente.
Te dejo algunas herramientas que te ayudaran con esas próximas reuniones sean memorables.
Herramientas para tomar notas y llevar agendas:
Miro (o Mural):
Uso: Ideal para colaborar visualmente en reuniones, especialmente en equipos distribuidos. Puedes hacer lluvias de ideas, mapear flujos de trabajo y tener tableros colaborativos.
Por qué es útil: Mantiene a todos los miembros del equipo interactuando de manera visual, lo que hace que las reuniones sean más dinámicas y evita la pasividad de solo escuchar.
Consejo: Durante la reunión, asigna colores y formas para diferentes tipos de acciones o decisiones. Esto facilitará el seguimiento de los puntos clave.
Notion:
Uso: Perfecto para llevar un registro de agendas, notas de reuniones y tareas.
Por qué es útil: Permite integrar agendas, toma de notas y seguimiento de tareas de forma sencilla y personalizable.
Consejo: Crea plantillas de agenda para cada tipo de reunión (dailies, retros, planning, etc.) y agrégales campos específicos para seguimiento de acciones y resultados.
Google Keep o Evernote:
Uso: Toma de notas rápida y sincronizada. Ideal para aquellos momentos cuando algo importante surge en medio de la reunión.
Por qué es útil: La simplicidad y accesibilidad de estas herramientas hacen que puedas anotar ideas y puntos sin distracciones.
Consejo: Asocia notas a tareas directamente en tu herramienta de gestión de proyectos, como Asana o Trello.
Trello (o ClickUp):
Uso: Para la organización visual de los puntos clave de las reuniones, asignación de tareas y fechas de entrega.
Por qué es útil: Las tarjetas de Trello permiten segmentar las discusiones en categorías y luego asignar tareas específicas.
Consejo: Crea una tarjeta para cada acción o decisión tomada durante la reunión y luego asigna un responsable y fecha de vencimiento. Es ideal para mantener la trazabilidad de las decisiones.
Microsoft OneNote:
Uso: Una herramienta muy completa para tomar notas y crear agendas interactivas.
Por qué es útil: Puedes crear cuadernos, secciones y páginas para organizar todos los temas tratados en cada reunión.
Consejo: Utiliza plantillas de reunión para estandarizar el formato y hacer un seguimiento más eficiente de las decisiones y tareas asignadas.
Puntos Claves a Tener en Cuenta para Grandes Reuniones:
Claridad en el Objetivo de la Reunión:
¿Por qué nos reunimos? Define claramente los objetivos antes de la reunión. ¿Es una lluvia de ideas? ¿Una toma de decisiones? ¿O es una revisión de progreso? Sin objetivos claros, las reuniones se convierten en un campo de batalla sin dirección.
Tip: Usa un «¿Qué esperamos lograr?» al inicio de cada reunión para tener claridad.
Participación Activa y Distribución del Tiempo:
No es una charla TED. Involucra a todos los participantes. Da espacio para que cada miembro se exprese, sin interrupciones.
Tip: Utiliza técnicas como la «Ronda Rápida» o el «Turno de Palabra» para asegurarte de que todos participen. Además, asegúrate de que cada segmento de la reunión tenga un límite de tiempo para evitar perder el foco.
Reglas de Oro para la Reunión Ágil:
Limita las reuniones a un número pequeño de participantes clave.
No seas el rey de las presentaciones, sé el facilitador.
Si la reunión se alarga más de lo previsto, reconsidera si realmente es productiva.
Tip: Haz revisiones periódicas del tiempo: «¿Estamos avanzando según lo planeado?»
Herramientas de Colaboración Visual:
Usa herramientas como Miro o Figma para hacer lluvias de ideas visuales. El cerebro humano responde mejor a imágenes que a palabras, así que hacer diagramas o mapas conceptuales durante las reuniones mejora la retención de información.
Tip: Haz que cada persona agregue al tablero un comentario o idea. Esto facilita la co-creación.
Acciones Concretas y Asignación de Responsabilidades:
Una reunión sin acción es solo una charla. Asegúrate de que al final de la reunión, cada tarea tenga un dueño y un plazo claro.
Tip: Resuma las decisiones clave al final con un «Quién hace qué para cuándo» y compártelo en una herramienta de seguimiento de tareas.
Recuerda: La Reunión No es Solo para Hablar, Sino para Decidir:
Las reuniones son el espacio para la toma de decisiones, no para debatir sin fin. Si se genera un bloqueo o falta de consenso, mueve la discusión a un canal más adecuado (por ejemplo, una reunión más pequeña o una discusión asincrónica).
Tip: Si no puedes decidir en 5 minutos, pon el tema en una lista de «Pendientes» y vuelve a él más tarde.
Recomendaciones Finales:
Minimiza la Multitarea:
Durante la reunión, fomenta la presencia plena. Si estás escribiendo correos electrónicos o revisando otras aplicaciones, es probable que tu equipo también lo esté haciendo. Recuerda que la calidad de la participación depende de la calidad de la atención.
Reuniones Cortas, Reuniones Felices:
Piensa en la regla de «25/45». Las reuniones deben durar entre 25 y 45 minutos para ser efectivas, con el foco en resultados tangibles y específicos.
Retroalimentación Continua:
Después de cada reunión, pide retroalimentación para mejorar la dinámica y la efectividad del equipo. Las reuniones de retroalimentación, bien gestionadas, pueden ser la clave para convertir a tu equipo en una máquina bien aceitada.
Dile No a la Reunión Por Defecto:
No todas las decisiones requieren una reunión. Piensa en otras alternativas como el trabajo asincrónico, los correos electrónicos bien estructurados o las herramientas de colaboración en línea.
¡Transforma tu Próxima Reunión en un Evento Memorables!
En resumen, las grandes reuniones son la piedra angular de un gran equipo. No se trata solo de dar seguimiento a tareas o discutir proyectos, se trata de aprovechar al máximo el tiempo de todos y generar resultados concretos. Con una agenda clara, una dinámica participativa, y herramientas ágiles de colaboración, las reuniones no solo serán productivas, ¡sino también transformadoras!
La próxima vez que te sientes a convocar una reunión, recuerda: hazla breve, hazla divertida y, sobre todo, hazla contar. ¡Y verás cómo tu equipo se convierte en un ejército imparable!
¡Nos vemos en la próxima reunión!
FUENTES.
https://www.imagine.art/dashboard/image
https://www.projectmanagement.com/videos/956355/great-meetings-build-great-teams—a-guide-for-pms-and-agilists?webSyncID=e8a2aed7-9d4b-2b5c-0301-21878c14324b&sessionGUID=668b35e0-01b3-129a-81e9-da20d7a34d09
